纽约州拟收紧人事档案管理要求：雇主应提前审查记录与通知流程
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纽约州议会近日通过 S3460 法案，拟在《纽约州劳动法》中新增有关员工人事档案管理、查阅、通知、更正及保存的规定。
如果该法案获得纽约州州长签署，相关规定将在签署后 60 天生效。纽约州雇主将需要在较短时间内调整现有人事档案管理制度，包括扩大档案保存范围、建立员工查阅请求流程、及时通知员工档案中的特定负面信息，并妥善处理员工提出的异议和书面回应。该法案目前尚未正式生效。对于在纽约州雇佣员工的企业而言，现阶段已可开始审查员工档案、绩效管理、纪律处分、内部调查及离职记录流程。
如您的企业需要审查人事档案政策、员工查阅流程、绩效管理文件或纪律处分记录，ILS可协助评估相关制度及内部流程，并就适用规则和潜在风险提供合规建议。如需进一步了解，请联系ILS法律团队：contact@consultils.com。
人事档案范围与查阅要求
S3460 对“人事记录”作出较为宽泛的定义。凡由雇主保存、能够识别特定员工，并且已经用于、可能用于，或可能影响该员工录用、晋升、调动、额外薪酬或纪律处分的记录，都可能被纳入人事档案范围。相关记录可能包括：
员工姓名、地址、出生日期、职位及岗位说明；
求职申请、简历及其他应聘材料；
入职日期；
工资、佣金、奖金及其他薪酬信息；
绩效评估和考核材料；
书面警告和绩效问题记录；
试用期相关文件；
员工签署的豁免或确认文件；
注明日期的离职或解雇通知；
与纪律处分有关的其他文件。
人事档案的范围可能不再局限于 HR 系统或纸质文件夹。由主管、薪资部门、法务部门或其他管理人员保存的电子邮件、内部评价、调查材料和纪律记录，也可能在特定情况下被视为人事档案的一部分。
根据法案，雇主在收到员工书面请求后，需要在五个工作日内免费提供完整人事档案副本。一般情况下，雇主可将员工每年的查阅请求限制为两次，但与新加入档案的负面信息有关的请求可能不受该次数限制。
该项权利同时适用于现任及离职员工。因此，企业不仅需要确保在职员工档案完整，也应保证员工离职后，相关记录仍然可以被检索和及时提供。
为满足五个工作日的回复期限，企业应提前明确：
由哪个部门接收员工请求；
由谁核实申请人身份；
如何收集不同部门及系统中的记录；
如何处理第三方个人信息；
由谁审核拟提供的档案；
如何记录交付时间及交付方式。
对于档案分散在不同部门、系统或第三方平台的企业，未来可能需要建立更加集中和统一的档案管理机制。
负面信息通知与员工异议
S3460 拟新增一项重要通知义务。如果雇主将可能对员工的录用资格、晋升、调动、额外薪酬或纪律处分产生不利影响的信息加入人事档案，原则上需要在 10 天内通知员工。
可能触发通知义务的材料包括：
书面绩效警告；
绩效改进计划；
负面绩效评估；
纪律处分记录；
内部调查结论；
可能影响奖金、晋升或调动的评价；
其他可能对员工职业发展产生不利影响的文件。
目前，法案尚未进一步明确“负面信息”的具体边界。例如，主管内部备注、绩效评价草稿、调查访谈记录或尚未形成最终决定的材料是否需要通知，仍可能存在解释空间。
企业可考虑建立内部审核机制，在相关材料进入正式人事档案前，由 HR 或法务部门判断：
该文件是否属于人事记录；
是否可能对员工作出不利影响；
是否触发 10 天通知义务；
应以何种方式向员工发送通知；
通知及送达记录应如何保存。
如果员工不同意档案中的某项信息，雇主和员工可以协商删除或更正相关内容。若双方无法达成一致，员工有权提交书面说明，陈述其立场，该说明随后需要被纳入人事档案。如果企业日后向第三方提供存在争议的档案信息，也需要同时提供员工的书面回应。这可能影响背景调查、内部调动、晋升评估、并购尽调、劳动争议及监管调查等场景。
此外，员工还可能寻求删除雇主知道或理应知道为虚假的信息。因此，企业在制作绩效评价、调查报告和纪律处分记录时，应确保内容客观、准确，并具有事实依据。
保存义务与执法风险
如果法案生效，雇主需要在员工离职后继续保存完整人事档案至少三年。在此期间，相关记录原则上不得被随意删除或销毁。企业应重点审查以下事项：
哪些材料构成员工的完整人事档案；
纸质及电子记录分别由谁管理；
离职后三年保存期限如何计算；
HR系统是否设有自动删除功能；
第三方平台是否会提前清除数据；
记录是否可以被及时检索和导出；
修改、删除及访问权限是否受到适当控制；
是否保留必要的备份及操作记录。
如果绩效、薪酬、调查及纪律记录分别保存在多个系统中，企业还可能需要建立统一索引或集中管理机制，以确保在收到员工请求时能够迅速完成收集、审查和交付。根据法案，纽约州总检察长有权对违法行为采取执法措施，违规行为可能面临 500 美元至 2,500 美元不等的罚款。
法案同时包含较为严格的反报复规定。雇主不得因员工查阅档案、要求更正记录、提交书面回应或行使其他法定权利，而对员工采取不利措施。
企业在处理档案请求时，应避免将员工行使相关权利与以下决定不当关联：
排班或工时安排；
薪酬或奖金；
晋升或岗位调动；
绩效评价；
纪律处分；
终止雇佣。
相关规定还特别禁止以联系美国移民执法机构相威胁，或实际举报员工本人、其家庭成员或家庭成员的疑似移民身份。
对绩效、调查和离职管理的影响
如果 S3460 最终生效，企业的绩效管理、内部调查和离职流程都可能面临更高的透明度和程序要求。主管形成的绩效评价和纪律记录，未来可能被员工直接查阅、质疑和回应。因此，企业应确保相关记录：
基于具体且可核实的事实；
明确记录事件发生时间；
与实际表现及此前反馈保持一致；
避免情绪化、夸张或歧视性表述；
区分客观事实、管理判断和未经核实的信息；
保留能够支持结论的沟通或业务记录。
如果主管长期未向员工提出绩效问题，却在准备终止雇佣前集中形成大量负面材料，相关记录可能更容易受到质疑。企业应将日常反馈、绩效评估和纪律处分作为持续管理流程，而不是仅在争议发生前补充记录。
内部调查材料是否属于员工可查阅的人事档案，也可能成为企业需要重点评估的问题。如果调查材料被用于纪律处分、晋升、调动或终止雇佣，相关文件可能落入法案规定的人事记录范围。企业应合理区分：
调查事实及证据材料；
证人和第三方隐私信息；
最终调查结论；
用于作出人事决定的文件；
律师—客户特权通讯；
律师工作成果。
离职管理同样需要调整。企业应确保辞职确认、终止雇佣决定、最终警告和离职通知内容准确，并与其他人事记录保持一致。员工离职后，相关档案仍需保存三年，并可能继续受到查阅及负面信息通知要求的影响。
雇主应如何准备
尽管 S3460 尚未正式生效，纽约州雇主可提前采取以下措施：
盘点目前保存的员工记录，并识别是否有重要材料分散在经理邮箱、内部聊天工具、薪资系统或第三方平台；
明确哪些文件应被纳入正式人事档案；
指定负责接收和处理员工档案请求的部门；
建立五个工作日内完成收集、审核和交付的流程；
建立负面信息的识别、审批和通知机制；
规范绩效评估、调查报告和纪律处分文件的书写标准；
确保离职员工的完整人事档案至少保存三年；
检查 HR 系统及第三方平台的自动删除和数据保留设置；
培训 HR、法务及管理人员；
审查 HR 平台、薪资供应商、PEO 及其他外部服务商的数据管理能力。
企业还应重新评估人事档案的访问权限，避免未经授权的人员修改、删除或分散保存相关记录。
后续发展
S3460 目前仍需由纽约州州长审议。如果州长签署，该法案将在签署后 60 天生效。后续仍需关注纽约州是否发布监管指引，进一步明确：
“负面信息”的具体范围；
员工查阅权的例外；
第三方隐私信息的处理；
电子档案的交付方式；
法律特权材料的处理；
离职员工提出请求的具体程序。
如果 S3460 最终生效，纽约州雇主在人事档案管理方面将面临更高的记录、通知和程序要求。对企业而言，重点不仅是能否在规定期限内提供档案，还包括如何形成准确记录、识别负面信息、处理员工异议、保存离职档案，并避免因处理不当引发反报复或其他劳动争议。纽约州雇主应提前审查现有档案管理、绩效评估、纪律处分、内部调查及离职流程，并确保书面政策与实际执行保持一致。
如您的企业需要审查人事档案政策、员工查阅流程、绩效管理文件或纪律处分记录，ILS可协助评估相关制度及内部流程，并就适用规则和潜在风险提供合规建议。如需进一步了解，请联系ILS法律团队：contact@consultils.com。
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加入 ILS 之前，刘启光律师曾在顶级辩护律所执业，擅长预判风险、设计保护与发展并重的策略，在合同纠纷、知识产权等案件中屡获有利结果，在各级法院出庭，兼具大所专业度与精品所响应力，是业内热门演讲嘉宾。
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