I-9“小错误”也可能被处罚？ICE 更新审查标准，雇主应尽快检查用工文件

对美国雇主而言，I-9 表格通常被视为新员工入职时的一项基础文件。但在最新审查标准下，过去容易被视为“可补正的小错误”的遗漏，可能直接上升为实质性违规风险。

2026年3月，美国移民及海关执法局（ICE）更新了关于 I-9 审查流程与违规认定的官方说明，进一步明确哪些缺失或错误可能构成实质性违规，以及企业在收到审查通知后可能面临的处罚后果。对于正在雇用美国公民、永久居民、持工作签证员工或其他具有工作授权人员的企业而言，I-9 合规已经不只是人事归档问题，更是直接关系到用工风险和罚款成本的重要环节。 

如您的企业需要进行 I-9 内部合规审查、远程入职流程评估，或正在应对 ICE 审查通知及相关用工合规问题，欢迎联系 ILS 律师团队：contact@consultils.com。我们可协助企业识别潜在风险，并建立更稳健的雇佣合规管理流程。

什么是 I-9？为什么所有雇主都需要关注？

根据《移民改革与控制法》（IRCA），美国雇主必须核验所有在美新聘员工的身份及就业资格，并通过就业资格核验表（Form I-9）记录相关信息。

一般而言：

• 员工应最迟于入职第一天完成 I-9 第 1 部分；

• 雇主应最迟于员工入职后的第三个工作日完成第 2 部分，核验其身份及工作授权文件；

• 对于离职员工，企业仍需保留 I-9 至少至入职日起三年，或离职日起一年，以较晚者为准。

I-9 适用于所有在美国雇用员工的企业，并不限于雇用国际员工的公司。换言之，即使员工是美国公民，雇主同样需要正确完成并保存 I-9 表格。 

ICE 审查如何进行？

ICE 下属的国土安全调查局（HSI）通常会通过送达审查通知（Notice of Inspection, NOI）启动 I-9 审查。收到通知后，企业通常至少有三个工作日提交相关 I-9 表格。

除 I-9 表格外，HSI 还可能要求企业提供工资记录、在职及离职员工名单、公司注册文件以及营业执照等材料，以核对企业实际用工情况与 I-9 记录是否一致。 

如果审查发现技术性或程序性错误，企业通常至少有十个工作日进行更正；但如果错误属于实质性违规，或技术性错误在期限内未被更正，企业可能收到罚款意向通知（Notice of Intent to Fine, NIF）。 

新标准下，哪些错误风险更高？

ICE 最新说明仍区分技术性错误与实质性违规，但明确列举了大量可能直接构成实质性违规的情形。这意味着，企业不能再简单认为“表格交了就没事”或“有问题以后再补”。

以下情形尤其值得雇主关注：

• 未为员工准备 I-9，或在审查要求下无法提供 I-9；

• 员工未在规定时间内完成第1部分，或雇主未及时完成第2部分；

• 员工未正确填写法定姓名、出生日期、身份类别、A-Number、I-94 信息或工作授权到期日；

• 员工或雇主授权代表未签名、未填写日期，或签署位置错误；

• 雇主未在规定期限内核验合格的身份及工作授权文件，或未完整记录文件名称、签发机构、文件编号及到期日；

• 电子 I-9 系统、电子签名或远程文件核验流程不符合 DHS 要求；

• 员工工作授权到期后，企业未及时完成重新核验（reverification）。

根据 ICE 官方说明，罚款金额会受到违规比例、企业规模、企业是否善意合规、违规严重程度、是否涉及无授权就业人员，以及企业过往违规记录等因素影响。上述因素累计可能使基础罚款金额上调或下调最高 25%。 

远程入职和电子 I-9 尤其需要谨慎

随着远程招聘与跨州用工日益普遍，越来越多企业通过电子系统完成 I-9 流程，或远程核验员工文件。但远程操作并不意味着企业可以降低审核标准。

根据 ICE 官方说明，电子完成、保存、复制及电子签名均需符合相关监管要求。对于远程文件核验，只有符合 DHS 授权替代程序要求的雇主，才可在规定条件下采用远程方式完成核验。通常而言，这涉及企业参加 E-Verify 并符合相应程序要求。未满足条件却以远程方式完成文件核验，可能构成实质性违规。 

对于经常使用远程员工、跨州团队或电子人事系统的企业而言，I-9 风险往往并不来自员工是否拥有合法工作资格，而是来自企业自身的核验流程、系统设置及记录保存方式是否合规。

雇主现在应采取哪些措施？

在 ICE 审查标准更加明确、处罚风险上升的背景下，企业应尽快将 I-9 管理纳入常规人事合规流程。

1. 对现有 I-9 进行内部检查

企业可优先检查在职员工及仍处于法定保存期限内的离职员工 I-9，重点关注是否存在漏签、漏填日期、身份类别勾选错误、文件信息缺失、重新核验逾期或表格版本使用错误等问题。

需要注意的是，发现错误后不应擅自涂改、回填日期或删除原记录。更正方式应符合 I-9 规则，并保留清晰的修改痕迹。

2. 在入职流程中增加复核节点

很多 I-9 错误发生在员工入职最初几天。企业应在员工完成第1部分后，由经过培训的 HR 或授权代表及时复核，再进入第2部分文件核验流程，避免错误长期留存在档案中。

3. 检查远程与电子核验流程

采用电子 I-9 系统或远程文件核验的企业，应确认系统功能、电子签名、文件保存、审计记录及 E-Verify/替代程序资格是否符合要求。远程入职便利性不应建立在合规流程缺失的基础上。

4. 在收到 ICE 通知前主动整改

ICE 审查启动后，企业能够补救的空间通常更加有限。提前完成内部审核、培训相关人员，并建立持续更新机制，往往比收到审查通知后再匆忙应对更有效，也更有利于体现企业的善意合规努力。

结语

I-9 看似只是入职文件，但其背后连接的是企业对员工合法就业资格的核验责任。随着 ICE 对表格完整性、电子流程和远程核验程序提出更明确要求，企业不能再将 I-9 视为一次性的人事手续。对于企业主和 HR 而言，及时检查现有表格、规范新员工入职流程、审视电子及远程核验机制，将有助于降低审查风险、罚款成本以及潜在的用工中断影响。

如您的企业需要进行 I-9 内部合规审查、远程入职流程评估，或正在应对 ICE 审查通知及相关用工合规问题，欢迎联系 ILS 律师团队：contact@consultils.com。我们可协助企业识别潜在风险，并建立更稳健的雇佣合规管理流程。

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作为 ILS 管理合伙人，刘启光律师跻身美国顶尖公司法、劳动法与合规律师行列，擅长制定贴合客户业务目标的法律策略，为《财富》500 强企业、初创公司及高管提供公司交易、融资、隐私及劳动法咨询，服务覆盖科技、医疗、金融等行业。

加入 ILS 之前，刘启光律师曾在顶级辩护律所执业，擅长预判风险、设计保护与发展并重的策略，在合同纠纷、知识产权等案件中屡获有利结果，在各级法院出庭，兼具大所专业度与精品所响应力，是业内热门演讲嘉宾。

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